Según la Ley del Patrimonio Histórico Español (artículo 49.1), se entiende por documento
toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informáticos.
Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material o formal.
Los documentos son testimonio material de un hecho o un acto que se realiza, en el caso de ayuntamientos, en las oficinas municipales, como consecuencia de las funciones que tienen encomendadas por una normativa jurídica.
Los documentos que encontramos en las oficinas pueden presentar características muy
diferentes. Pueden ser
- de papel o
- de material plástico o
- digital.
Se puede acceder a ellos
- directamente o
- mediante máquinas (caso de los documentos informáticos).
Independientemente del soporte, que es el material físico en el que se registra la información, la
información que nos presenta puede ser
- sólo texto, en este caso lo denominamos documento textual;
- o bien mostrar un gráfico, un plano o un mapa y, en ese caso, tendríamos un documento
gráfico; - o bien mostrar una imagen en movimiento o un sonido, tendríamos así documentos en imagen y sonoros.
Los documentos en soporte papel pueden tener diferente formato,
- pueden estar integrados por una o dos hojas, reflejo de un solo acto administrativo, en ese caso estaríamos ante un documento simple,
- o bien por un conjunto de hojas que reflejen varios actos administrativos, un expediente, al que denominaríamos documento compuesto.
Los documentos nacen o se reciben en las oficinas, es lo que se llama documentación de entrada y de salida, forman el archivo. Transcurrido un tiempo no son ya necesarios en la oficina por haber concluído su uso administrativo, por haber sido resuelto el expediente; y si no son retirados o eliminados, en su caso, se producirá una acumulación que impedirá archivar nuevos documentos que se surgen diariamente en los distintos trámites que se realicen.
Las oficinas son espacios de trabajo donde se tramitan los documentos, en ellas debe estar el archivo de gestión, que no ha de ser donde se conserven y acumulen los documentos sino donde se tramiten, pasados 5 años han de pasar al archivo de centro. Los documentos permanecerán en las oficinas cuando sean necesarios para la gestión que tramitan los empleados públicos en su trabajo cotidiano.
Los documentos independientemente de sus características tienen un valor que viene de su información o como sustentador de derechos, valor administrativo, valor Legal/Fiscal o valor histórico.
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